Los costos de impresión representan un buen porcentaje del volumen anual de gastos de las empresas. Es una cantidad importante que es posible reducir, implementando una política de reducción de costos y modificando los hábitos de trabajo en todas las áreas. Les presentaremos algunos consejos prácticos para cambiar sus procesos de impresión y favorecer las buenas prácticas.

Los procesos de impresión

Revisar las necesidades

• Se debe realizar un inventario del número de impresoras, determinar que tipo de impresiones se realizan, el volumen de páginas impresas cada mes y los costos de los suministros (papel, tóner de impresión, etc.).
• Evaluar las necesidades reales de los usuarios, especialmente la utilización eventual de funciones anexas (fotocopia, escáner, fax, etc.).
• Estudiar la opción de la sustitución de ciertos procesos que implican impresión por la digitalización de los documentos.
• Contemplar la centralización de las impresiones en sistemas multifuncionales departamentales o la externalización de éstas a un proveedor especializado que brinde el Servicio Gestionado de Impresión.
  

En esta fase de análisis se debe poner en evidencia los problemas relacionados a los procesos de impresión, como las malas prácticas de los usuarios, etc.

Reducir el número de impresoras y cambiarlas por multifuncionales departamentales

Normalmente la utilización de impresoras individuales provoca problemas:

• Costos suplementarios (por ejemplo: toner, tinta, poco rendimiento, gastos importantes de reparación, etc).
• Disminución de espacio de trabajo.
• Riesgo de heterogeneidad de impresión.

La revisión previa puede evidenciar la necesidad de evolucionar hacia multifuncionales departamentales.   
Esta evolución requiere capacitar a colaboradores (conocimientos técnicos de las impresoras multifuncionales, la aceptación del cambio de los hábitos de trabajo).

Costos de los materiales de una impresora multifuncional departamental

Además de los numerosos criterios técnicos que hay que verificar antes de escoger una impresora multifuncional departamental, es importante tomar en consideración el costo de los materiales (frecuencia de renovación de los cartuchos de tóner), que se añade al precio de compra de la impresora.

Es importante verificar la capacidad de impresión de los cartuchos, en función de su rendimiento por cantidad de impresiones estimadas.
También es importante saber que las impresiones láser son más económicas que las impresiones de inyección de tinta, aunque el precio del equipo es mayor.
 

Buenas prácticas

Impresión a doble cara
La impresión a doble cara puede reducir  hasta 30 % el consumo de papel en las empresas. Esta funcionalidad es posible en los multifuncionales Xerox.

Utilizar "la impresión múltiple"

Esta función en ciertas impresoras permite reducir el número páginas que hay que imprimir y disponer de ellos en una sola hoja, en un formato reducido (4 páginas reducidas en una sola hoja). Es conveniente si simplemente se desea tener una “vista general” de un documento sin terminar, así no tendrá que imprimir todo el archivo.

Visualizar el documento antes de la impresión

Disponibles en las aplicaciones ofimáticas corrientes, esta funcionalidad permite ver rápidamente si el documento o página web comprende zonas imprimibles inútiles o que consumen demasiada tinta (imágenes, colores, anexos, etc.). Entonces será más fácil determinar las páginas sin interés para la impresión y excluirlas.

Delimitar las páginas a imprimir
Los procesadores de textos permiten seleccionar precisamente las páginas del documento que hay que imprimir. Los ajustes de impresión también permiten excluir los elementos gráficos e imágenes para ahorrar tóner.

Evitar copiar y pegar o imprimir desde los navegadores web
Copiar y pegar de una página web hacia la página de un procesador de textos generalmente provoca la pérdida de cierta información: fotos, formato del artículo, las reglas tipográficas, etc. Normalmente resulta en una impresión poco satisfactoria para la lectura y que termina siendo un consumo excesivo de papel.
Los navegadores web (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome y Safari) ofrecen funciones que permiten imprimir las páginas web correctamente. Ciertas extensiones permiten convertir las páginas HTML en archivos PDF

Archivar ciertos documentos en formato PDF/A

El formato PDF es un estándar reconocido que permite digitalizar los archivos de ciertos documentos de valor jurídico o técnico.
Una copia en papel de los documentos no siempre es necesaria y la creación de un archivo PDF permite evitar el consumo inútil de papel.
El formato PDF / A-1 es reconocido como el formato adecuado para el archivo a largo plazo de documentos. Puede ser generado a partir de ciertas aplicaciones, gratuitas o con licencia.

Impresoras Multifuncionales departamentales Xerox

Las impresoras Multifuncionales departamentales Xerox son altamente modulares y ofrecen a los entornos actuales de oficina con gran actividad una ventaja de productividad decisiva.
Las tareas que realiza diariamente se vuelven más eficientes y los procesos intensivos en el lugar de trabajo se optimizan con soluciones de flujo de trabajo personalizables que satisfacen fácilmente sus necesidades comerciales en particular.
Reduzca los costos con una óptima eficiencia del grupo de trabajo gracias al rendimiento excepcional de la multifunción y a la opción de agregar poderosas capacidades de impresión, escaneado y fax, las Xerox WorkCentre serie 5330 (Monocromática) y WorkCentre 7225 (Color)  funcionan siempre a un alto nivel. Además, los distintos niveles de capacidades para el control de costos le permiten administrar fácilmente los gastos a través de la limitación, el seguimiento y la asignación de costos.

Los detalles de las características del software, así como las especificaciones de las impresoras departamentales Xerox están disponibles en:
http://tecnomax.com.uy/productos/equipos-de-oficina/item/workcentre-5325-5330-5335.html
http://tecnomax.com.uy/productos/equipos-de-oficina/item/workcentre-7220-7225.html

Conozca las ventajas del Servicio Gestionado de Impresión Xerox:
http://www.tecnomax.com.uy/novedades/item/xerox-soluciones-nuevos-desafios.html

Consulte por el Servicio Gestionado de Impresión Xerox con su ejecutivo habitual o a través de nuestras vías de contacto:
http://tecnomax.com.uy/contacto.html