Actualmente es imposible hablar de la ´era digital´ como ese futuro lejano que en algún momento nos alcanzaría. La realidad, es que ya está aquí y la vivimos día a día.

La ´era digital´ nos prometió y nos dio grandes cosas. Un mundo en el que las personas, los procesos y la tecnología se combinan para lograr esos objetivos que antes nos parecían inalcanzables. Sin embargo, está nueva era tiene sus métodos y no aplicarlos reduce nuestras posibilidades de éxito en su implementación.

En el panorama digital actual existe un anclaje entre ser totalmente digitales y serlo, solo, parcialmente. En algunos ambientes, los procesos en papel son la norma y es por esto que debemos preguntarnos donde nos encontramos ahora en materia digital y cuan avanzados estamos en la implementación de estos nuevos y ágiles procesos.

Antes de sumergirnos en el mundo digital debemos analizar nuestros actuales procesos. ¿Cómo es nuestro uso de papel y flujo de documentos?

Mediante el correcto análisis de flujos de trabajo podemos detectar oportunidades ocultas de digitalización que concurrirán en ahorro de tiempo, energía y espacio. Claro está, que hay ciertas preguntas que debemos hacernos antes de comenzar dicho proceso:

·        ¿Se están digitalizando los documentos que llegan a su empresa?

·        ¿Sus empleados encuentran más fácil escribir anotaciones en papel?

·      ¿Hay personas en su empresa dedicadas a pasar documentos a formato digital?

¨La verdadera transformación digital radica en concebir un mundo en el que las personas, procesos y tecnologías se combinen para optimizar los flujos de trabajo.¨

Claro está que la digitalización de documentos y automatización de flujos de trabajo se convierten en procesos sencillos si se tienen las herramientas correctas que permitan dar este gran paso. Xerox ofrece diferentes opciones para iniciarse en la era de la transformación digital y capturar grandes cantidades de papel de la manera más sencilla. Desde hardware hasta software, este gigante de la innovación brinda soluciones reales para los desafíos de la era digital.

Con respecto a la digitalización de documentos, Xerox ofrece la familia de escáneres DocuMate y su más reciente equipo, el Documate 6710 con  tecnología Visioneer Acuity, Onetouch, Twain Driverplus y Abby Fine Reader Sprint que permite a los usuarios digitalizar y  definir las etapas del documento escaneado así como corrección del mismo gracias a su tecnología OCR, que transforma la imagen de un texto en caracteres editables, almacenamiento en pantalla de hasta 90 trabajos, control preciso de la configuración del escaneo, envío de trabajo a múltiples usuarios y/o departamentos y 20 funciones adicionales suministradas por las distintas tecnologías mencionadas anteriormente, incluidas en este equipo.

Xerox ofrece a través de este escáner la certeza de expandir las capacidades para una transformación digital integrada. Lo que se traduce en una inversión segura e inteligente en el largo plazo ya sea para pequeñas empresas o grandes corporaciones.

Así como se ofrece este equipo como parte de inicio del proceso para la transformación digital, también existe el software Docushare de Xerox, que su funcionalidad radica en facilitar el manejo de contenido de forma digital permitiendo que el mismo fluya libremente entre personas, departamentos u otros dispositivos. Este software permite a los usuarios, además de manejar el contenido digitalizado, automatizar funciones que antes debían hacerse de manera manual. Docushare es el puente entre personas, documentos y procesos.

Las posibilidades que ofrece Docushare de Xerox son infinitas:

·            Manejar y organizar de manera sencilla el contenido de su empresa.

·         Establecer reglas comerciales para automatizar y ejecutar procesos comunes. Luego guardar y reaplicar estas reglas en otros departamentos.

·         Crear flujos de trabajo impulsados por el usuario que no requieren servicios profesionales costosos.

·         Conectarse con aplicaciones de línea de negocio, como ERP, cuentas por pagar y sistemas de RRHH.

·         Agregar tipos de documentos personalizados como soporte para las necesidades específicas de cada departamento.

·         Puesta en marcha en días, no meses, con escaso soporte técnico o necesidad de capacitar a los empleados.

·         Comenzar a trabajar de inmediato gracias al intuitivo diseño basado en la nube.

·         Trabajar desde cualquier lugar a través de una interfaz segura y compatible con dispositivos móviles.

·         Usar una potente capacidad de búsqueda para dar con la información necesaria en segundos.

·         Ampliar fácilmente para satisfacer los cambios en la cantidad de usuarios, capacidad de almacenamiento y requerimientos de procesos específicos.

Adicionalmente, el proceso de digitalización no se queda atrás en las impresoras multifunción de Xerox, que gracias a su tecnología Connectkey es posible escanear documentos a Docushare o a la nube donde los usuarios tendrán acceso al mismo.

Es así como Xerox le facilita al usuario iniciarse en el mundo de la transformación digital con herramientas funcionales, efectivas y que se acoplan a las diferentes necesidades de cada industria o empresa, ya sean PYMES o grandes corporaciones.